Gesprächsleitfaden eines Mitarbeitergesprächs

Vorbereitung
•	Informieren Sie Ihren Mitarbeiter frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt.
•	Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor - bitten Sie ggf. auch den Mitarbeiter im Vorfeld um eine (schriftliche) Vorbereitung.
•	Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
•	Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.
Einleitung
•	Höflichkeit und Freundlichkeit sind - unabhängig vom Gesprächsanlass - Grundvoraussetzungen eines jeden Gesprächs.
•	Gehen Sie auf den Mitarbeiter zu, begrüßen Sie ihn und danken Sie ihm für sein Kommen.
•	Setzen Sie sich mit ihm an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
•	Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter "gedanklich anwesend" ist.
•	Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.	
Darstellung des Gesprächsanlasses
•	Umreißen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
•	Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
•	Nennen Sie den Zeitrahmen.	
Die Sichtweise des Mitarbeiters
•	Idealerweise haben Sie den Mitarbeiter bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
•	An dieser Stelle geben Sie ihm zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
•	Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.	
Ihre eigene Sichtweise
•	Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
•	Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie seine Ausführungen bestätigen, korrigieren oder weiterführen.	
Frustrationen abbauen
•	Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, seinen Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
•	Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
•	Kommentieren Sie diese Äußerungen nicht.
•	Leiten Sie zum Kerngespräch über.	
Das sachliche Kerngespräch
•	Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
•	Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
•	Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
•	Seien Sie offen für die Sichtweise des Mitarbeiters und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
•	Reden Sie nicht um den "heißen Brei" herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
•	Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
•	Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
•	Behalten Sie das Gesprächsziel vor Augen.	
Abschluss des Gesprächs
•	Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
•	Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest (Wer macht was bis wann?).
•	Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.	
Gesprächsauswertung
•	Welche Maßnahmen müssen Sie veranlassen?
•	Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
•	Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
•	Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
•	Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten, bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?