E-Rechnungen schreiben? Übernimmt unsere Software.

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung, wie z.B. ein PDF. Sie muss in einem strukturierten Format ausgestellt und übermittelt werden, sodass sie automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Grundlage ist die EU-Norm EN 16931, die den Einsatz von XML-Datenformaten regelt. Beispiele für zugelassene Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich für Unternehmen und Selbstständige (auch Kleinunternehmer!) in Deutschland. E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren musst du also schon jetzt. Fürs Ausstellen von E-Rechnungen hast du dank Übergangsfristen noch etwas Zeit. Bis Ende 2026 darfst du unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Wenn dein Jahresumsatz 2026 unter 800.000 Euro liegt, verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 musst du dann aber auf jeden Fall E-Rechnungen ausstellen. 

Wichtig: Bei einer digitalen PDF-Rechnung handelt es sich nicht um eine rechtskonforme E-Rechnung!

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Bis Ende 2026 kannst du weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern dein Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt das nur noch für Betriebe mit unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 musst du im B2B durchgängig E-Rechnungen ausstellen.

Ja, aber nur teilweise. Als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Selbst ausstellen musst du sie nicht – freiwillig geht das natürlich jederzeit. Mit xelware Office bist du für beides gewappnet.

Nicht jedes Unternehmen muss E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht greift nur, wenn auch eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht. Du brauchst keine E-Rechnung bei:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C): Hier gelten die neuen Regelungen grundsätzlich nicht.
• Vielen steuerfreien Umsätzen: Etwa bei steuerfreien Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen.
• Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto: Für solche Rechnungen reicht weiterhin eine einfache Rechnung.
• Tickets für den öffentlichen Nahverkehr oder Bahnfahrkarten, die gleichzeitig als Rechnung dienen.
• Kleinunternehmern: Solange du als Kleinunternehmer arbeitest, bist du nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab diesem Zeitpunkt – natürlich inklusive der Übergangsfristen. 
• Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind, etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931. Eine klassische PDF hat diese Struktur nicht und zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung“.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtdarstellung – lesbar nur mit passender Software. ZUGFeRD packt die XML-Daten in eine sichtbare PDF und ist so für Mensch und Maschine lesbar. xelware Office kann beide Formate abbilden.

Du testest xelware Office 30 Tage kostenlos – mit allen E-Rechnungs-Funktionen und ohne Verpflichtung. Der Test endet automatisch. Kein Abo, kein Newsletter. So findest du in Ruhe raus, ob die Software zu dir passt.

xelware Office legt deine E-Rechnungen automatisch GoBD-konform und unveränderbar im Langzeitbelegarchiv ab. So liegt bei einer Prüfung jeder Beleg griffbereit – ganz ohne dein Zutun.

Für die E-Rechnung gibt es verschiedene elektronische Rechnungsformate. Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD dem geforderten europäischen Rechnungsformat einer E-Rechnung.

• XRechnung: Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der rein maschinell ausgelesen wird. Gestalterische Elemente oder ein Firmenlayout sind in diesem Format nicht möglich. Mit xelware Office kannst du XRechnungen jedoch unkompliziert erstellen.
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. So ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar. Zudem kannst du dein Corporate Design einbinden. Auch ZUGFeRD-Rechnungen kannst du direkt in xelware Office erstellen. Der besondere Vorteil: Der integrierte ZUGFeRD-Validator überprüft automatisch alle Pflichtangaben – nicht nur auf deinen Ausgangsrechnungen, sondern auch auf deinen Eingangsrechnungen. So bist du rundum auf der sicheren Seite.   

Für xelware Office Nutzer: Nichts, denn die Software enthält alle Funktionen, die du zur Einhaltung der Pflicht benötigst. Schreibst du deine Rechnungen mit Word oder Excel? Dann ist die E-Rechnungspflicht seit 2025 eine bedeutende Veränderung. Der Grund: Um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, brauchst du eine geeignete Rechnungssoftware wie xelware Office. Das gilt für jede Branche gleichermaßen – ob Handwerksbetrieb, Freelancer, kleiner Onlineshop oder Beratungsunternehmen.

Mit einer E-Rechnung-Software wie xelware Office geht das in Sekunden. Du brauchst dafür kein technisches Wissen und musst dich auch nicht mit XML-Dateien auseinandersetzen oder die technischen Anforderungen der Norm EN 16931 kennen. Du benötigst auch keine separate Rechnungsvorlage zum Ausfüllen. xelware Office erstellt die E-Rechnung automatisch im passenden Format (XRechnung oder ZUGFeRD) und prüft dabei, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Du füllst die E-Rechnung einfach wie gewohnt aus und versendest sie direkt aus dem Programm.

Im Grunde reicht ein E-Mail-Postfach. Denn die meisten E-Rechnungen werden per E-Mail als XML- oder ZUGFeRD-Datei verschickt. Das Problem dabei: Ohne passende Software siehst du bei einer XRechnung nur unlesbaren XML-Code und kannst weder prüfen, ob alle Pflichtangaben stimmen, noch die Daten weiterverarbeiten. Um die Inhalte automatisch auslesen, prüfen und in deine Buchhaltung übernehmen zu können, brauchst du eine geeignete E-Rechnung-Software. Sie macht die maschinenlesbaren Daten sichtbar, validiert das Format und archiviert alles rechtssicher.

Wenn du eine fehlerhafte E-Rechnung erhältst, solltest du sie nicht selbst ändern. Denn E-Rechnungen müssen unveränderbar bleiben. Stattdessen forderst du beim Absender eine korrigierte Version an. Umgekehrt gilt: Wenn dir bei einer ausgehenden Rechnung ein Fehler auffällt, stornierst du die ursprüngliche Rechnung und erstellst eine neue. xelware Office prüft alle Pflichtangaben und das Format automatisch. So fallen viele Fehler schon vor dem Versand auf.

Die Kosten hängen vom Funktionsumfang ab. Einfache Tools zum Erstellen oder Empfangen von E-Rechnungen gibt es teilweise schon kostenfrei, umfassendere Lösungen mit Buchhaltung, Automatisierung und Schnittstellen liegen meist bei Preisen zwischen 8 und 30 Euro pro Monat.

Bei xelware Office ist die E-Rechnungsfunktion in allen Versionen ohne Zusatzkosten enthalten. E-Rechnungen empfangen, erfassen und archivieren kannst du ab 7,90 Euro netto pro Monat (Version S), selbst erstellen und versenden ab 12,90 Euro netto pro Monat (Version M). Mehr Infos findest du in unserer Preisübersicht.

Unsere E-Rechnungs-Software unterstützt dich natürlich auch bei ausgehenden Rechnungen und gibt dir Auskunft darüber, ob alle Pflichtangaben enthalten sind oder, wo du noch etwas ergänzen musst.

xelware Office läuft komplett in der Cloud. Das heißt: Alle im Team können jederzeit und von überall auf die gleichen Daten zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Niemand muss Dokumente per E-Mail hin- und herschicken.

Über die Benutzerverwaltung steuerst du genau, wer was sehen und bearbeiten darf:

• Rechte individuell vergeben: Du entscheidest für jeden Benutzer, worauf er zugreifen kann – auf Wunsch auch ohne Einblick in die Finanzen. So kann dein Team zum Beispiel Belege hochladen oder Kontakte pflegen, ohne sensible Zahlen zu sehen.
• Steuerberater direkt anbinden: Du fügst deinen Steuerberater einfach als Benutzer hinzu und nutzt die integrierte DATEV-Schnittstelle. Er greift jederzeit auf alle relevanten Belege und Buchungen zu – ganz ohne aufwändiges Hin- und Herschicken von Daten.
• Buchhaltung abgeben: Fachkräfte erhalten eigene Zugriffsrechte auf Finanzreports, Online-Banking, Kasse und Buchungen.
• Lohnabrechnung teilen: Auch hier richtest du mit wenigen Klicks eine eigene Berechtigung ein und holst dir Unterstützung ins Team.

Neue Benutzer legst du in wenigen Minuten an – ohne Zusatzkosten.
 

Weil sie den Umstieg auf die E-Rechnung deutlich vereinfacht und viele Arbeitsschritte automatisiert. Gerade wenn du Rechnungen gerade noch manuell erstellst, prüfst und ablegst, spart eine Software viel wertvolle Zeit und reduziert Fehler. 

Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel ist jetzt. Zwar gibt es kostenlose E-Rechnung-Software auf dem Markt, doch diese beschränkt sich meist auf einzelne Funktionen wie das Erstellen oder Empfangen. Wer langfristig effizient arbeiten will, setzt besser auf eine umfassende Lösung. Mit einer spezialisierten E-Rechnung-Software digitalisierst du deine Abläufe, sparst Zeit und automatisierst viele Pflichtaufgaben. So stellst du sicher, dass dein Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig effizienter arbeitet.

Eine E-Rechnungs-Software ist rechtssicher, wenn sie alle Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben an E-Rechnungen zuverlässig einhält.

Achte besonders auf diese Punkte: 

• Sie ist GoBD-testiert und speichert Rechnungen nachvollziehbar und unveränderbar.
• Sie verarbeitet personenbezogene Daten DSGVO-konform.
• Sie schützt deine Daten mit geprüften Sicherheitsstandards (z. B. TÜV-Zertifizierung).
• Sie entwickelt und hostet die Software nach deutschen Standards zu Datenschutz und Sicherheit.