Rechnung schreiben mit xelware Office
Schreibe deine Rechnung in zwei Minuten, rechtssicher und GoBD-konform. Ganz ohne Vorlagen-Bastelei in Word oder Excel.
- Rechnungen schnell erstellen und direkt versenden
- Alle Pflichtangaben automatisch geprüft
- Als Testsieger-Software von über 450.000 Kundinnen und Kunden genutzt
Rechnungen schreiben leicht gemacht
Auftrag fertig, jetzt muss die Rechnung raus?
Der Job ist erledigt, und jetzt soll die Rechnung schnell und korrekt beim Kunden sein. Kein Suchen nach der richtigen Vorlage, kein Grübeln über Pflichtangaben. Mit xelware Office klickst du deine Rechnung in zwei Minuten zusammen. Was rein muss, prüft die Software für dich. Eine Rechnung schreiben, ohne an einer Vorlage zu basteln, gelingt so in zwei Minuten.
So einfach geht's
In wenigen Schritten deine Rechnung schreiben
Mit xelware Office schreibst du Rechnungen schnell und unkompliziert: Du klickst dich durch die kurze Eingabemaske, fertig ist die Rechnung. Einmal eingegeben, übernimmt die Software Kundendaten, Artikel und Zahlungsbedingungen automatisch und zeigt dir, welche Angaben noch fehlen. Mit xelware Office lässt sich jede Rechnung online erstellen, direkt im Browser, ganz ohne Installation.
Gib die Kundenadresse an.
Lege Lieferzeitraum und Lieferdatum fest.
Trage die Rechnungspositionen ein.
Wähle die Zahlungsbedingungen.
Weise bei Bedarf einen Gesamtrabatt aus.
Prüfe die Vorschau und stelle die Rechnung fertig.
Vorschau & Versand
Rechnung prüfen, senden und als Entwurf speichern
Vor dem Versand siehst du die fertige Rechnung als Vorschau im DIN-A4-Format. Stimmt etwas nicht, springst du mit einem Klick zurück und bearbeitest sie weiter. Zum Versenden an den Kunden nutzt du einfach eine Textvorlage für deine E-Mail. xelware Office hängt die Rechnung automatisch an. Fehlt noch eine Angabe auf der Rechnung, speicherst du sie als Entwurf und stellst sie später fertig.
- PDF-Vorschau zur finalen Kontrolle
- Versand per E-Mail mit deiner eigenen Absender-Adresse
- Weitere Optionen: Rechnung ausdrucken oder als Entwurf speichern
Kleinunternehmerregelung
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. xelware Office wendet die Kleinunternehmerregelung automatisch an und ergänzt auf jeder Rechnung den erforderlichen Hinweis. Auch alle anderen Pflichtangaben sind enthalten und du brauchst keine eigene Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
- Kleinunternehmerregelung rechtssicher anwenden
- Alle Pflichtangaben sind automatisch auf der Rechnung
- Rechnungen auch unterwegs per App erstellen
Tipp
Kleinunternehmerregelung läuft automatisch mit
Sobald du in xelware Office als Kleinunternehmer hinterlegt bist, erscheint der Hinweis nach § 19 UStG auf jeder Rechnung. Du musst den Satz nicht selbst formulieren und weist keine Umsatzsteuer aus.
Skonto, Rabatt & mehr
Flexibel bleiben: Skonto, Rabatt und Schlussrechnung
Skonto oder Rabatt kannst du flexibel ganz nach Bedarf gewähren. Einen Gesamtrabatt ziehst du mit einem Klick vom gesamten Rechnungsbetrag ab, die Software rechnet ihn automatisch aus. Auch Teil- und Schlussrechnungen sowie Abschlagsrechnungen sind direkt möglich. Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro erstellst du mit den reduzierten Pflichtangaben – genau so, wie es der Gesetzgeber verlangt.
- Skonto, Einzel- oder Gesamtrabatt je nach Bedarf
- Teil- und Schlussrechnungen inklusive
- Abschlagsrechnungen in Sekunden erstellt
E-Rechnung
E-Rechnungen schreiben – fertig in Minuten
Mit xelware Office erstellst du E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD – schnell und rechtssicher.
Für Behörden legst du Kontakte mit Leitweg-ID und Lieferantennummer an – die korrekte XRechnung im XML-Format entsteht automatisch. Und auch B2B-Rechnungen erstellst und versendest du direkt aus der Software.
- E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD im Nu erstellen
- Behördenkontakt mit Leitweg-ID und Lieferantennummer anlegen
- E-Rechnungen auch für B2B schreiben und versenden
Tipp
E-Rechnungspflicht im Blick
Der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich gilt seit 2025 Pflicht. Der Versand wird ab 2027 gestaffelt verpflichtend. Mit xelware Office bist du auf der sicheren Seite, weil das Rechnungsprogramm bereits jetzt alle Vorgaben berücksichtigt.
Vorteile auf einen Blick
Schluss mit Zettelwirtschaft und Vorlagen-Bastelei
Als mehrfach ausgezeichnetes Rechnungsprogramm integriert xelware Office alle Pflichtangaben, prüft deine Rechnungen aufs passende Format und und archiviert sie GoBD-konform. Du schreibst deine Rechnungen digital, schnell und rechtssicher.
Alle Pflichtangaben automatisch integriert
GoBD-konform und TÜV-geprüft, revisionssicher archiviert
Keine Zusatzkosten und kein Rechnungslimit
Rechnung schneller raus. Geld schneller auf dem Konto
Angebot per Klick in eine Rechnung umwandeln
Serienrechnungen für wiederkehrende Aufträge automatisieren
Selbsttest
Welche Art von Rechnung musst du schreiben?
Je nach Empfänger und Steuerstatus brauchst du eine andere Rechnung. Klicke dich durch drei kurze Fragen. Danach weißt du, ob eine normale Rechnung reicht oder ob eine E-Rechnung oder XRechnung fällig ist.
Kundenmeinungen
Was unsere Kundinnen und Kunden
an xelware Office schätzen
Online-Buchhaltung und weit über 450.000 Kunden. Als Testsieger ist xelware Office für Gründer, Unternehmer und Freiberufler aus allen Branchen die richtige Wahl.
Zertifikate
Deine Daten sind in sicheren Händen
Die Buchhaltungssoftware von xelware Office verlässt sich nicht nur auf die üblichen Sicherheitskonzepte, sondern erreicht bei der Datensicherheit ein Niveau, welches du sonst nur von Banken gewohnt bist. Das bestätigt auch der TÜV.
Unabhängig geprüft
Vom TÜV für gut befunden: Du kannst dich auf höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards verlassen.
Rundum rechtssicher
Deine Buchführung bleibt korrekt und hält so jeder Betriebsprüfung stand. Darauf kannst du dich verlassen.
Volle Kontrolle
Deine Daten werden nach strengsten Datenschutz-Regeln verarbeitet und gespeichert.
Daten in Deutschland
Entwicklung, Hosting und Datenschutz komplett aus Deutschland: Deine Daten sind bestens aufgehoben.
Auszeichnungen
xelware Office ist mehrfacher Testsieger
FAQ
Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Rechnungen
Damit du sicher startest, hier die wichtigsten Fragen kurz beantwortet. Die rechtlichen Details liest du im Wissensartikel zur Rechnung.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine vollständige Rechnung enthält deine Kontaktdaten und die deines Kunden, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, eine genaue Beschreibung der Leistung, die Mengenangaben sowie den Gesamtbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Mit xelware Office sind automatisch alle nötigen Angaben auf deinen Rechnungen.
Bis wann muss ich eine Rechnung spätestens erstellen?
In Deutschland gilt als Faustregel: Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) musst du spätestens innerhalb von 6 Monaten, nachdem du die Leistung ausgeführt hast, ausstellen.
Bei Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine allgemeine Pflichtfrist wie im B2B. Aber: Bei Bauleistungen oder grundstücksbezogenen Leistungen (z. B. Handwerkerarbeiten am Gebäude) musst du auch gegenüber Privatpersonen innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen.
Ausnahme: Für bestimmte steuerfreie Umsätze (insb. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) kann die 6-Monats-Pflicht entfallen.
Ich bin immer gut mit Rechnungsvorlagen in Word oder Excel gefahren. Warum sollte ich eine Rechnungssoftware nutzen?
Deine Geschäftsvorgänge müssen laut GoBD* unveränderbar aufgezeichnet sein. Word- und Excel-Dateien lassen sich jederzeit ändern und erfüllen daher die GoBD nicht. xelware Office ist GoBD-testiert und erfüllt die Anforderungen automatisch. So bist du immer auf der sicheren Seite.
* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Gibt es bei xelware Office eine Höchstgrenze für die Anzahl an ausgestellten Rechnungen?
Nein. xelware Office kennt kein Rechnungslimit. Du erstellst so viele Rechnungen, wie du brauchst, ohne mehr zu zahlen.
Muss ich meinen PC registrieren, um online Rechnungen erstellen zu können?
Nein. Die xelware Office-Lizenz ist an kein Gerät gebunden. Mit deinen Zugangsdaten meldest du dich im Browser auf deinem PC, Mac oder Smartphone an. Die Synchronisation läuft automatisch.
Brauche ich eine Unterschrift auf der Rechnung?
Nein. Eine PDF- oder E-Rechnung ist ohne Unterschrift rechtlich gültig und heute gängig. Auch eine elektronische Signatur ist nicht nötig.
Übrigens: Mit der xelware Office iOS App kannst du Angebote direkt auf einem iPad oder iPhone von deinem Kunden unterschreiben lassen.
Kann ich meine Rechnungen auch mobil schreiben?
Ja. Mit der xelware Office App erstellst du Rechnungen unterwegs am Smartphone oder Tablet in Sekunden.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist es wichtig, dass du bei der Rechnungsstellung diese Punkte beachtest:
- Du weist du keine Umsatzsteuer aus.
- Auf die Rechnung gehören alle üblichen Pflichtangaben.
- Du musst einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hinzufügen.
Mit xelware Office machst du dir das Leben leicht, weil die Software alle Punkte automatisch beachtet.
Was gilt bei Rechnungen an Privatpersonen?
Bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C) besteht grundsätzlich keine Rechnungspflicht. Eine Ausnahme gilt bei Arbeiten an Grundstücken, etwa Renovierungen oder Wartungsarbeiten. Stellst du dennoch eine Rechnung, gelten dieselben Pflichtangaben wie im B2B-Bereich. Üblich ist es, den Bruttopreis in den Vordergrund zu stellen, da Privatpersonen vor allem der Endpreis interessiert.
Wie erstelle ich eine Rechnung digital und rechtssicher?
Um Rechnungen digital und rechtssicher zu erstellen, brauchst du eine Software, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Deine Rechnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar gespeichert sein. Rechnungen in Word oder Excel erfüllen das nicht, da Änderungen nicht protokolliert werden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD.
Mit xelware Office erstellst, versendest und empfängst du Rechnungen und E-Rechnungen in einer GoBD-testierten und TÜV-geprüften Software. Der integrierte E-Rechnungs-Validator überprüft automatisch, ob die E-Rechnung dem XML-Standard entspricht und ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Mehr noch: Dank der Langzeitarchivierung kannst du alle Belege revisionssicher in xelware Office speichern.
Muss ich auf einer Rechnung ins EU-Ausland Umsatzsteuer ausweisen?
Bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland greift meist das Reverse-Charge-Verfahren, die Umsatzsteuer zahlt dein Kunde in seinem Land. Mehr dazu in unserem Wissensartikel zum Reverse-Charge-Verfahren.
Welchen Vorteil bietet ein Gesamtrabatt auf Rechnungen?
Du gewährst einen Gesamtrabatt auf Rechnungen, um mehrere Einzelposten über die gesamte Summe hinweg attraktiver zu gestalten. Statt jeden Posten separat zu reduzieren, wendest du einen einheitlichen Preisnachlass auf den Gesamtbetrag an und weist ihn als klaren Rabattbetrag aus.
Typische Gründe für einen Gesamtrabatt sind zum Beispiel: Auftragsvolumen erhöhen, Kundenbindung stärken, Neukunden gewinnen, Lagerbestände abbauen.
