Zusammenfassung
Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Überblick
- Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine einfache Form der Gewinnermittlung, bei der du die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Geschäftsjahrs gegenüberstellst.
- Bei der EÜR gilt stets das Zufluss- und Abfluss-Prinzip, bei dem der Zeitpunkt des Geldflusses entscheidend ist.
- Die EÜR dürfen Unternehmer zur Gewinnermittlung heranziehen, die von der Buchführungspflicht befreit sind. Dazu gehören Selbstständige und Kleinunternehmer, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten, sowie Freiberufler.
- Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellst du mithilfe der sog. Anlage EÜR und übermittelst sie über ELSTER an das Finanzamt.
- Für etwaige Nachfragen der Steuerbehörden ist es erforderlich, alle relevanten Aufzeichnungen lückenlos aufzubewahren.
Definition
Was ist die EÜR?
Bei der EÜR handelt es sich um eine Gewinnermittlungsart, bei der nur eine einfache Buchhaltung gefordert ist. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung bzw. dem Betriebsvermögensvergleich, muss jeder Geschäftsvorfall nur auf einem Konto erfasst werden, entweder als Einnahme oder als Ausgabe.
Vereinfacht ausgedrückt: Im Wesentlichen wird bei der EÜR der Gewinn durch Abzug aller Ausgaben von den Einnahmen eines bestimmten Zeitraums ermittelt. In der Praxis wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch als Einnahme-Ausgabe-Rechnung oder Überschussrechnung bezeichnet. Für die Gewinnermittlung benötigen Unternehmer bei der Abgabe der Steuererklärung ein separates Formular, die sogenannte Anlage EÜR.
Die Berechnung des Gewinns mittels EÜR folgt einer einfachen Gleichung:
Gewinn = Einnahmen – Ausgaben
Was ist das Zufluss- und Abflussprinzip?
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zeichnest du grundsätzlich nur Geldflüsse auf. Dabei spricht man vom Zufluss- und Abflussprinzip. Das besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben dem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, in dem der Geldfluss stattgefunden hat bzw. stattfindet. Für Kontobewegungen heißt das konkret:
- bei EC- oder Kreditkartenzahlung ist es der Tag der Zahlung bzw. Abbuchung
- bei Überweisungen ist der Tag der Abbuchung oder Gutschrift relevant
Abgrenzungsbuchungen oder Rückstellungen darfst du bei der EÜR, anders als bei der klassischen Bilanzierung, nicht vornehmen.
Welche Besonderheiten gelten bei der EÜR?
Vom sogenannten Zu- und Abflussprinzip der tatsächlichen Zahlung darfst du bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nur in wenigen Fällen abweichen:
- Kreditkarten: Hier gilt, dass der Geldabfluss mit der Unterzeichnung des Zahlungsbelegs oder mit Eingabe der PIN erfolgt. Das heißt, dass du Käufe, die du im Dezember mit der Kreditkarte getätigt hast, noch im Dezember als Aufwendungen berücksichtigst, auch wenn die Kreditkartenabrechnung und die Abbuchung vom Konto erst im Januar erfolgen. Dieselben Spielregeln gelten bei Zahlung mit EC-Karte.
- Regelmäßig fällige Ein- oder Auszahlungen: Zahlungen wie Mieten, Telefon, Darlehenszinsen, Versicherungen, die 10 Tage vor oder nach dem Ende des Wirtschaftsjahres gezahlt werden, ordnest du dem Jahr zu, in dem die Ausgaben entstanden sind. Zahlst du etwa die Telefonrechnung für Dezember noch im selben Monat oder bis zum 10.1. des Folgejahres, ordnest du die Zahlung dem laufenden Kalenderjahr bzw. Geschäftsjahr zu, ansonsten dem nächsten Jahr. Darunter fällt auch die Umsatzsteuerzahlung aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember, die bis zum 10. Januar des Folgejahrs fällig und bezahlt wird.
- Abschreibungen: Hier kommt es auf den Anschaffungszeitpunkt und die tatsächliche Verfügbarkeit des Wirtschaftsguts an. Bekommst du z. B. einen Pkw kurz vor Jahresende und bezahlst den Rechnungsbetrag erst Anfang Januar, kannst du die Abschreibung trotzdem im alten Jahr anteilig ansetzen, da als Anschaffungsdatum der Liefertermin gilt. In § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG findest du weitere Ausnahmen bei der EÜR, die für viele kleine Unternehmen häufig aber weniger wichtig sind.
Was sind die Rechtsgrundlagen der EÜR?
Wesentliche Rechts- bzw. Gesetzesgrundlagen für die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind u. a.:
- § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG (Einkommensteuergesetz): Diese Regelung nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG besagt, dass alle, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, von der EÜR zur Gewinnermittlung Gebrauch machen dürfen. Wegen dieses Paragrafen wird die EÜR auch als Vier-Drei-Rechnung bezeichnet.
- § 4 Abs. 4 EStG: Hier ist definiert, was Betriebsausgaben bzw. betrieblich veranlasste Ausgaben sind.
- § 60 Abs. 4 EStDV Einkommensteuer-Durchführungsverordnung): Legt fest, dass du die EÜR grundsätzlich elektronisch ans Finanzamt übermitteln musst.
- § 12 EStG: Hier sind in den Nummern 1 bis 5 die Einkunftsarten aufgeführt, die du nicht vom Einkommen absetzen darfst. Damit regelt der Gesetzgeber, was zu den privaten und betrieblich veranlassten Ausgaben gehört.
- § 141 AO (Abgabenordnung): Hier ist definiert, wer zur Buchführung verpflichtet ist und eine Bilanz erstellen muss.
Wer muss die EÜR abgeben?
Unternehmen und Selbstständige sind grundsätzlich dazu verpflichtet, ihre Gewinne für das Finanzamt nachvollziehbar zu dokumentieren. Wer nicht zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet ist, ermittelt den Gewinn in der Regel mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das betrifft vor allem Freiberufler und kleinere Gewerbebetriebe.
Tipp
Diese Rechtsformen müssen eine Bilanz erstellen
Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG) oder Personengesellschaften (OHG und KG) sind immer im Handelsregister eingetragen und müssen immer eine Bilanz erstellen.
Wer darf eine EÜR erstellen?
Folgende Unternehmer dürfen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung heranziehen:
- Einzelkaufmann mit Eintrag im Handelsregister: Du erzielst in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren höchstens 800.000 Euro Umsatz und höchstens 80.000 Euro Gewinn. Überschreitest du die Umsatz- oder Gewinngrenze, musst du eine Bilanz erstellen. Das teilt dir das Finanzamt mit.
- Unternehmen ohne Handelsregistereintrag: Du hast höchstens 800.000 Euro Umsatz und höchstens 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.
- Freiberufler: Du darfst deinen Gewinn immer nach den Regeln der EÜR ermitteln, unabhängig von Umsatz und Gewinn. Du bist Freiberufler, wenn du im wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Bereich selbstständig bist. Dies sind z. B. Ärzte, Architekten, Ingenieure, beratende Betriebs- oder Volkswirte, Softwareentwickler, Fotografen, Künstler.
Info
Welche Tätigkeiten gelten als freiberuflich?
Eine genaue Liste der anerkannten freiberuflichen Tätigkeiten findest du in § 18 EStG. Solltest du deine Tätigkeit oder eine ähnliche nicht in dieser Liste finden, kannst du ein Sachverständigengutachten einholen.
EÜR erstellen: Wie geht das?
Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind grundsätzlich dazu verpflichtet, die standardisierte Anlage EÜR in ihrer Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Dafür benötigst du ein Konto bei elster.de. Nachdem du dich angemeldet und zertifiziert hast, kannst du auf dem Portal Folgendes tun:
- die Anlage EÜR ausfüllen und elektronisch mit der Steuererklärung ans Finanzamt versenden
- das Formular für das benötigte Steuerjahr herunterladen
- auf Erklärungen und Erläuterungen zum Ausfüllen der EÜR-Formulare zugreifen
Was ist die Anlage EÜR?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist Bestandteil der Steuererklärung. Du findest sie unter dem Namen „Anlage EÜR“.
- In der Anlage EÜR machst du detaillierte Angaben zu deinen Einnahmen und Ausgaben.
- Zusätzlich gehört zur Anlage EÜR die Anlage AVEÜR bei Einzelunternehmen. Diese ist nichts anderes als ein Verzeichnis, in dem du alle Vermögensgegenstände, auch Anlagegüter, Umlauf- und Anlagevermögen, erfasst. Das Anlageverzeichnis dient dabei nicht nur zur Erfassung und Darstellung des Betriebsvermögens, sondern auch zur Berechnung der AfA (Abschreibung). Auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) trägst du in die Anlage AVEÜR ein.
- Außerdem gibt es die Anlage SZE. Hier trägst du nicht abzugsfähige bzw. begrenzt abzugsfähige Zinsen ein, wenn diese einen Betrag von 2.050 Euro pro Jahr übersteigen. Das Finanzamt erkennt Zinsaufwendungen nur dann unbegrenzt an, wenn sie mit betrieblichen Investitionen zusammenhängen (Kredit zur Anschaffung von Anlagevermögen). Begrenzt abzugsfähig sind Zinsen dann, wenn sie durch Überziehung des Girokontos entstehen und nicht mit einer Investition zusammenhängen.
- In der Anlage zur EÜR trägst du zunächst alle Zinsen ein. Die nicht abzugsfähigen Schuldzinsen rechnest du später zum Gewinn dazu.
Aufbau der EÜR: Welche Posten werden erfasst?
Der Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist recht einfach. Du stellst Einnahmen und Ausgaben gegenüber und erkennst damit deinen Gewinn oder Verlust auf einen Blick. Die Gewinnermittlung erfolgt nach einem gewissen Schema. In einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zeichnest du folgende Posten separat auf:
- Einkünfte getrennt nach Umsatzsteuersätzen
- Erhaltene Umsatzsteuer
- Private Kfz-Nutzung
- Abschreibungen und Sonderabschreibungen, die du für Wirtschaftsgüter über deren Nutzungsdauer geltend machst
- Kosten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Anschaffungs- oder Herstellungskosten 250,01 – 800 Euro netto
- Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, z. B. Bewirtungen von und Geschenke an Geschäftsfreunde, häusliches Arbeitszimmer
- Kosten für das Anlagevermögen sowie ggf. für Gesellschaftsanteile, Wertpapiere und Immobilien, mit denen du handelst (Anlageverzeichnis)
- Entnahmen und Einlagen, wenn du mehr als 2.050 Euro Schuldzinsen für Kredite ansetzen willst, die nicht zur Finanzierung von Anlagevermögen dienen. Hierzu nutzt du die Anlage SVE.
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ergibt sich der Gewinn aus der Differenz von der Summe der Einnahmen und Ausgaben inklusive Abschreibungen. Ein einfaches Beispiel für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Bei 30.000 Euro Einnahmen und 6.000 Euro Ausgaben ergibt sich ein Gewinn von 24.000 Euro.
So füllst du die Anlage EÜR richtig aus
Wir zeigen dir grob, wie du das EÜR-Formular für ELSTER ausfüllst. Basis ist das Formular für 2024.
Erste Seite
Auf der ersten Seite des Formulars trägst du persönliche Daten und allgemeine Angaben zum Geschäftsbetrieb ein, z. B. Name, Steuernummer und Betriebsart.
Zeilen 12-23
Hier trägst du die Betriebseinnahmen ein. Die Zeilen zu den Betriebseinnahmen der EÜR-Vorlage als Kleinunternehmer füllst du mit Brutto-Beträgen aus, wenn du nach § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig bist. Andernfalls trägst du in den folgenden Feldern umsatzsteuerpflichtige und ggf. umsatzsteuerfreie Netto-Umsätze ein. Hinzu kommen weitere Einnahmen, z. B. die vereinnahmte Umsatzsteuer, die Privatnutzung des Pkw oder des Telefons, Verkaufserlöse aus Anlagevermögen oder vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer.
Zeilen 24-61
Hier werden die Betriebsausgaben erfasst. Von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer geben Bruttobeträge an, alle anderen Selbstständigen führen Netto-Werte auf. Zunächst trägst du die uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben ein, z. B. Waren, Fremdleistungen, Personal, Abschreibungen, Raumkosten, Bewirtung, Reise, Beratung oder gezahlte Vorsteuer-Beträge. In der EÜR findest du weitere Positionen, so dass du keine Aufwendungen vergisst.
Zeilen 62-67
In diesen Zeilen trägst du beschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Bewirtungskosten oder Ausgaben für Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner sowie Verpflegungsmehraufwendungen und Aufwendungen für die Tätigkeit in der häuslichen Wohnung (Tagespauschale) ein.
Zeilen 68-73
Hier trägst du Kfz-Kosten und andere Fahrtkosten ein. Der separate Ausweis soll u. a. verhindern, dass du als Selbstständiger für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb höhere Ausgaben ansetzt als nicht selbstständige Arbeitnehmer. Daher ist zunächst eine Erfassung der betrieblichen Kfz-Kosten (u. a. Leasing, Benzin, Wartung, Reparaturen, Versicherungen, Steuern, Maut) und sonstigen Kosten für Geschäftsreisen (u. a. Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Flugtickets) erforderlich. Abschreibungen und Zinsen führst du hier nicht auf, da diese schon vorher berücksichtigt wurden. Fallen Fahrten zwischen Privatwohnung und Betrieb an, musst du diese separat ansetzen und von den Kfz-Kosten abziehen.
Zeilen 76-96
Hier stellst du die Betriebsausgaben den Einnahmen gegenüber, um den erzielten Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Musst du noch Investitionsabzugsbeträge bilden oder auflösen, korrigierst du den Gewinn in diesen Zeilen entsprechend.
Zeile 97
Aus der Differenz aller Betriebseinnahmen und -ausgaben innerhalb der EÜR ergibt sich der steuerpflichtige Gewinn/Verlust, den du im Geschäftsjahr erzielt hast.
Zeile 99-107
Hier erfasst du ergänzende Angaben und zusätzliche Angaben für Einzelunternehmen. Zu den ergänzenden Angaben gehören die Rücklagen und stillen Reserven sowie die geringwertigen Wirtschaftsgüter und das Anlagevermögen. Einzelunternehmer müssen außerdem Entnahmen und Einlagen angeben.
Info
So erfasst du Rücklagen in der EÜR
Wenn du ein Wirtschaftsgut, z. B. ein Kfz mit Gewinn verkaufst, kannst du eine Rücklage bilden. Den Verkaufserlös musst du erst als Betriebseinnahme in Zeile 19 verbuchen und den Restbuchwert in Zeile 38 erfassen. Das Thema Rücklagen ist komplex und du solltest es möglichst nicht ohne Hilfe (z. B. EÜR-Programm oder Steuerberater) angehen. Eine Rücklage musst du innerhalb von vier Jahren (bei Gebäuden sechs Jahre) in Anspruch nehmen. Ansonsten musst du sie verzinsen und gewinnerhöhend auflösen.
Wann muss die EÜR beim Finanzamt eingereicht werden?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist Teil deiner Einkommensteuererklärung bzw. Feststellungserklärung, die du dem Finanzamt für jedes Geschäftsjahr bis zum 31. Juli des Folgejahres digital übermittelst. Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen, hast du bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres Zeit, um die Anlage EÜR abzugeben.
Durch einen Antrag kannst du auch ohne Steuerberater eine längere Frist erhalten. Hierfür musst du beim Finanzamt nachfragen. Es liegt im Ermessen des jeweiligen Finanzbeamten, ob er dir die Verlängerung gewährt oder nicht.
Was passiert, wenn die EÜR-Abgabefrist versäumt wird?
Falls du die Frist zur Abgabe der EÜR versäumst und keine Fristverlängerung beantragt hast, musst du mit einem Verspätungszuschlag rechnen. Ob ein solcher Zuschlag erhoben wird, hängt vom jeweiligen Finanzamt ab.
Du solltest allerdings beachten, dass nach Ablauf von 14 Monaten, also nach Ende des Veranlagungsjahres, ohne Abgabe der Steuererklärung automatisch ein Verspätungszuschlag anfällt. Dieser beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens jedoch 25 Euro für jeden verstrichenen Monat, in dem du die Steuererklärung nicht abgegeben hast und liegt unabhängig davon im Ermessen des Finanzamtes. Es empfiehlt sich daher, die Fristen einzuhalten, um diese zusätzlichen Kosten zu vermeiden.
Welche Belege müssen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufbewahrt werden?
Um die EÜR richtig und regelkonform auszufüllen, musst du alle Belege musst du alle Belege aus deinem Geschäftsbetrieb lückenlos sammeln und archivieren, aus denen deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben hervorgehen.
Info
Diese Belege musst du u. a. aufbewahren:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Quittungen
- Kontoauszüge
- Verträge
Du brauchst diese Belege in der Regel nicht beim Finanzamt einzureichen, musst sie aber auf Verlangen der Behörde vorweisen. Wichtig ist, dass sie klar und verständlich sind und alle relevanten Informationen wie die Art der Einnahme oder Ausgabe, den Betrag oder auch den Zeitpunkt enthalten.
In der Regel musst du die Belege zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Die genauen Aufbewahrungsfristen können jedoch je nach Art des Belegs variieren. Außerdem musst du bestimmte Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfüllen. Wenn auch nicht in der strengen Form, die für eine Bilanzierung und GuV notwendig ist. Folgendes gilt:
Außerdem sind bestimmte Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erfüllen, wenn auch nicht in der strengen Form, die für eine Bilanzierung und GuV notwendig sind. Folgendes gilt:
- Oft genügt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine handschriftliche Vorlage oder eine mit dem PC erstellte Excel-Liste. Die Aufzeichnungen dienen dazu, die Geschäftsvorfälle besser voneinander zu trennen und nachvollziehbarer zu gestalten.
- Alternativ kannst du die Geschäftsvorfälle auch auf Konten verbuchen. Wegen der höheren Transparenz ist diese Vorgehensweise in jedem Fall besser, daher solltest du sie nutzen. Und natürlich gilt auch für die EÜR: Keine Buchung ohne Beleg.
- Am schnellsten und einfachsten erstellst du die EÜR mithilfe einer professionellen Buchhaltungssoftware. Bei der Nutzung eines solchen Softwareprogramms erfolgt eine fortlaufende Berechnung aus den erfassten Belegen, sodass die ermittelten Beträge am Jahresende nur noch in die entsprechenden Spalten der Anlage EÜR übertragen werden müssen.
EÜR mit einer Buchhaltungssoftware oder Vorlage erstellen?
EÜR-Vorlage
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kannst du mit einer Vorlage in Excel, einem Vordruck oder einer Software erledigen. Ein Excel-Muster empfiehlt sich eher für den Anfang, für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Kleinunternehmer oder wenn du deine Buchhaltung von einer Steuerkanzlei erledigen lässt. Ein Formular für die EÜR kannst du dann ausgefüllt, zusammen mit deinen Buchhaltungsdaten, an deinen Steuerberater übermitteln bzw. in die Anlage EÜR des Finanzamts übertragen. Das heißt, der Aufwand ist tendenziell höher als mit einer modernen EÜR-Software.
EÜR-Software
Die einfachste Art, die EÜR rechtssicher zu erledigen und ans Finanzamt zu übermitteln, ist der Einsatz einer EÜR-Software bzw. einer Buchhaltungssoftware wie xelware Office. Der Grund: Das Programm füllt die Anlage EÜR automatisiert für dich aus. Grundlage dafür sind die Einnahmen und Ausgaben, die du während des Geschäftsjahres in die Software eingegeben hast. Auch die Übermittlung ans Finanzamt ist per Klick erledigt.
Tipp: Probier es aus, es lohnt sich! Unsere Buchhaltungsprogramme kannst du 30 Tage kostenlos testen.
Häufige Fragen zur EÜR
Worin unterscheidet sich die EÜR von der Bilanz?
Bei der EÜR stellst du nur Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip gegenüber. Bei der Bilanz weist du zusätzlich Vermögen und Schulden zum Stichtag aus. Die EÜR ist deshalb einfacher und schneller zu erstellen, während die Bilanz eine vollständige doppelte Buchführung erfordert.
Welche Angaben gehören in die EÜR?
- Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben getrennt nach Kategorien
- Abschreibungen auf Anlagegüter und deren Nutzungsdauer
- Gezahlte und erhaltene Umsatzsteuer sowie Vorsteuer
- Private Kfz- und Telefonnutzung
- Entnahmen und Einlagen
Welche Tipps erleichtern die Erstellung der EÜR?
- Geschäftliche Zahlungen über ein separates Geschäftskonto abwickeln, nicht über das Privatkonto
- Belege von Anfang an lückenlos sammeln und den Zahlungen im Geschäftskonto zuordnen
- Anschaffungen und deren Herstellungskosten direkt bei Kauf dokumentieren
- EÜR-Software nutzen, die die Anlage EÜR automatisch befüllt
