Was ist eine Rechnungsprüfung?
Rechnungsprüfung bedeutet: Du kontrollierst jede eingehende Rechnung, bevor du sie bezahlst und verbuchst. Dabei prüfst du drei Dinge:
- Stimmen die Angaben auf der Rechnung?
- Entspricht die abgerechnete Leistung dem, was du bestellt hast?
- Und sind die Beträge korrekt berechnet?
Erst wenn alle drei Fragen mit Ja beantwortet sind, gibst du die Rechnung zur Zahlung frei.
Definition
Rechnungsprüfung
Rechnungsprüfung ist die systematische Kontrolle einer Eingangsrechnung auf formelle Richtigkeit, inhaltliche Übereinstimmung mit der bestellten Leistung und rechnerische Korrektheit, bevor du sie bezahlst.
In drei Schritten zur geprüften Rechnung
Bei der formellen Rechnungsprüfung kontrollierst du, ob die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthält. Fehlt eine Pflichtangabe, gefährdet das deinen Vorsteuerabzug.
Schritt 1: Formelle Rechnungsprüfung
| Pflichtangabe nach § 14 UStG | Beispiel |
|---|---|
| Name und Anschrift | von Rechnungssteller und -empfänger |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | des leistenden Unternehmens |
| Ausstellungsdatum | z. B. 03.07.2026 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | z. B. RE-2026-00123 |
| Menge und Art der Leistung | genaue Bezeichnung von Ware oder Dienstleistung |
| Zeitpunkt der Lieferung/Leistung | Liefer- oder Leistungsdatum |
| Nettobetrag nach Steuersätzen | aufgeschlüsselt je Steuersatz |
| Steuersatz und Steuerbetrag | oder Hinweis auf Steuerbefreiung |
Achtung
E-Rechnungspflicht beachten
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro noch auf andere Rechnungsformate ausweichen. Ab 2027 greift die Pflicht schrittweise für alle, prüfe bei der formellen Kontrolle deshalb zunehmend auch das Rechnungsformat.
Auf eine Besonderheit ist hinzuweisen: Werden Leistungen im Rahmen einer Gutschrift abgerechnet, also der Leistungsempfänger rechnet ab, muss in der Gutschrift die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des „leistenden Unternehmers“ zu finden sein und nicht diese des Gutschriftausstellers.
Schritt 2: Sachliche Rechnungsprüfung
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung vergleichst du die Rechnung mit deiner Bestellung und dem Lieferschein. Stimmt die gelieferte Menge? Entspricht die Qualität der vereinbarten Leistung? Wurden vereinbarte Preise eingehalten? Nur wenn Bestellung, Lieferung und Rechnung übereinstimmen, ist die sachliche Prüfung bestanden.
Tipp
Belege digital griffbereit halten
Bewahre Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine digital griffbereit auf. So vergleichst du Rechnungen in Sekunden, statt Unterlagen zusammenzusuchen.
Schritt 3: Rechnerische Rechnungsprüfung
Die rechnerische Rechnungsprüfung nimmt die Zahlen unter die Lupe: Stimmen Einzelpreise, Mengen und Gesamtsumme? Wurden Rabatte oder Skonto korrekt abgezogen? Ist die Umsatzsteuer richtig berechnet? Ein einziger Zahlendreher reicht, damit du zu viel oder zu wenig zahlst.
Info
Automatischer Zahlenabgleich
Digitale Buchhaltungssoftware übernimmt den rechnerischen Abgleich oft automatisch und markiert Abweichungen sofort, das erspart dir den manuellen Kassensturz mit dem Taschenrechner.
Checkliste Rechnungsprüfung: Das solltest du kontrollieren
| Prüfschritt | Worauf du achtest |
|---|---|
| Formell | Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden? |
| Formell | Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig? |
| Sachlich | Lieferung oder Leistung entspricht der Bestellung? |
| Sachlich | Liefermenge und Lieferdatum korrekt? |
| Rechnerisch | Einzelpreise und Gesamtsumme stimmen? |
| Rechnerisch | Steuersatz und Steuerbetrag korrekt berechnet? |
| Rechnerisch | Skonto oder Rabatt richtig abgezogen? |
Rechnungsprüfung digitalisieren: So sparst du Zeit
Manuelle Rechnungsprüfung frisst Zeit, gerade wenn du viele Eingangsrechnungen pro Monat bearbeitest. Digitale Buchhaltungssoftware liest Rechnungen automatisch ein, gleicht Pflichtangaben ab und markiert verdächtige Abweichungen. Das reduziert Fehler und gibt dir mehr Zeit für dein Kerngeschäft.
FAQs zur Rechnungsprüfung
Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
In kleinen Unternehmen übernimmst du die Prüfung meist selbst oder überträgst sie an deine Buchhaltung. In größeren Betrieben teilen sich oft Einkauf, Fachabteilung und Buchhaltung die drei Prüfschritte.
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?
Entdeckst du in einer Eingangsrechnung einen Fehler, sollte diese erst bezahlt werden, wenn der Rechnungsaussteller eine korrigierte Rechnung geschickt hat. Bezahlst du eine fehlerhafte Rechnung, riskierst du bei fehlenden Pflichtangaben den Vorsteuerabzug.
Wie lange musst du geprüfte Rechnungen aufbewahren?
Eingangsrechnungen unterliegen in der Regel einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung letztmals in der Buchhaltung verarbeitet wurde.
Ist die Rechnungsprüfung gesetzlich vorgeschrieben?
Eine explizite Prüfpflicht schreibt das Gesetz nicht vor. Wer aber ohne Prüfung falsche Rechnungen bezahlt oder mit fehlerhaften Angaben verbucht, riskiert steuerliche Nachteile und wirtschaftliche Schäden.
Was unterscheidet Rechnungsprüfung von Betriebsprüfung?
Die Rechnungsprüfung kontrollierst du selbst laufend bei jeder Eingangsrechnung. Die Betriebsprüfung führt das Finanzamt durch und untersucht rückwirkend, ob deine Buchhaltung, einschließlich der geprüften Rechnungen, korrekt war.
Fazit
Eine strukturierte Rechnungsprüfung schützt dich vor doppelten Zahlungen, falschen Steuerangaben und Ärger mit dem Finanzamt. Prüfst du jede Eingangsrechnung formell, sachlich und rechnerisch, erkennst du Fehler, bevor sie dich Geld kosten. Mit einer Checkliste und digitaler Unterstützung wird aus einer lästigen Pflicht ein schneller Routine-Check. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Zahlungen.
