Definition: Was sind Zahlungsbedingungen?
Damit du als Unternehmer auch sicher für eine Dienstleistung oder eine ausgelieferte Ware bezahlt wirst, kannst du im Rahmen des Kaufvertrags einige Vereinbarungen bzw. Forderungen definieren. Diese sind in der Regel als Zahlungsbedingungen bekannt. Folgende grundlegende Fakten solltest du mit Blick auf Zahlungsmodalitäten kennen:
- Zahlungsbedingungen sind Teil der allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder in bestimmten Fällen einzelvertraglich festgesetzt.
- Es besteht keine Pflicht, die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung auszuschreiben.
- Im Rahmen der Rechnungsstellung sollte ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung erkennbar sein (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen …“). Sollte ein Kunde den Betrag zu diesem Zeitpunkt noch nicht gezahlt haben, musst du ihn mit einer Mahnung auf die Begleichung der Rechnung hinweisen.
- Mit Blick auf Form oder Inhalt gibt es keine gesetzlichen Richtlinien für Zahlungsbedingungen.
- Ist kein expliziter Zeitraum für das Zahlungsziel auf der Rechnung definiert, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungseingang, damit Kunden ihre Verbindlichkeiten begleichen können.
- Gesetzlich sind die Bedingungen zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger im § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt.
Warum sind klare Zahlungsbedingungen für Unternehmen wichtig?
Klare Zahlungsbedingungen sind kein bürokratisches Beiwerk, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für die finanzielle Stabilität deines Unternehmens:
- Liquidität sichern: Wer keine klaren Fristen setzt, wartet länger auf sein Geld. Das belastet die Liquidität. Besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige kann das existenzbedrohend werden.
- Missverständnisse vermeiden: Eindeutige Zahlungsbedingungen auf Rechnungen sorgen für Klarheit und lassen keinen Interpretationsspielraum. Das schützt vor Zahlungsverzögerungen, die nicht auf eine schlechte Zahlungsmoral, sondern auf Unklarheiten zurückzuführen sind.
- Geschäftsbeziehungen stärken: Transparente Konditionen schaffen Vertrauen in beide Richtungen. Kunden wissen, woran sie sind, und du als Unternehmer kannst besser planen. Klare Absprachen sind die Grundlage für stabile, langfristige Beziehungen.
- Rechtssicherheit herstellen: Im Streitfall zählt, was schriftlich vereinbart wurde. Wer seine Zahlungsbedingungen sauber dokumentiert, ist bei Zahlungsausfällen besser aufgestellt.
- Professionell auftreten: Unternehmen, die ihre Zahlungskonditionen klar kommunizieren, wirken seriöser. Das gilt besonders gegenüber Neukunden, bei denen noch keine Vertrauensbasis besteht.
Zahlungsbedingungen klar mit dem Kunden absprechen
Gerade Selbstständige und Inhaber von kleinen Firmen sind häufig auf eine gute Zahlungsmoral ihrer Kunden angewiesen. Deshalb ist es enorm wichtig, dass du am Ende von Vertragsverhandlungen, wenn alle Bedingungen (Leistungsumfang, Liefertermine etc.) geklärt sind, mit dem Kunden nicht nur über den Preis sprichst, sondern auch darüber, wie du dir die Zahlungsbedingungen konkret vorstellst.
Hier einige Beispiele für Zahlungsbedingungen:
- Zahlung bei Abnahme
- Zahlungsziel 20 Tage nach Abnahme des Auftrags
- oder Zahlungsziel 10 Tage nach Abnahme mit Abzug von 2 Prozent Skonto
- Zahlbar nach Erhalt der Rechnung
- Teilzahlung im Voraus
Wie du diese Vereinbarungen deinen Kunden gegenüber kommunizierst, ist mindestens genauso wichtig wie die Konditionen selbst. Für Zahlungsbedingungen haben sich folgende Formulierungen in der Praxis bewährt:
- „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.“
- „Bitte überweisen Sie den Betrag bis (Datum) auf folgendes Konto:“
- „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.“
- „Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig und zahlbar ohne Abzug.“
Info
Welche Zahlungsfristen sind in der Praxis üblich?
Es ist üblich, ein Zahlungsziel für Handwerkerrechnungen, Warenverkäufen und Dienstleistungen auf etwa 3 bis 30 Tage zu setzen. Gleiches gilt für die Bezahlung des Steuerberaters, wohingegen eine Maklerprovision sofort nach Abschluss des Kaufvertrags fällig ist.
Hast du regelmäßig mit Unternehmen in Österreich zu tun? Ohne ein festgelegtes Zahlungsziel gilt auch hier eine Frist von 30 Tagen. Natürlich können österreichische Unternehmen individuelle Vereinbarungen treffen, doch eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen ist laut der zweiten EU-Zahlungsverzugsrichtlinie unzulässig.
Sprich dabei auch an, wie du dir die Zahlung vorstellst (z. B. Überweisung, Lastschrifteinzug, Ratenzahlung usw.). Gib stets folgende Punkte an:
- die genaue Höhe der Zahlungen
- mögliche Einsparungen durch Skonto
- die genauen Zahlungstermine bzw. die Zahlungsfrist oder die Fälligkeit der Rechnung
Info
Formulierungsbeispiel 1
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von 3.000 EUR brutto ist bis zum 28. August 2022 per Überweisung zu bezahlen. Bei Zahlung bis zum 21. Juli 2022 erhältst du 2 % Skonto. Damit musst du nur noch 2.940 EUR bezahlen. Du sparst 60 EUR!“
Über Zahlungsbedingungen und Preise erst ganz am Ende sprechen
Auch wenn es dir unangenehm ist: Es lohnt sich, wenn du deine Kunden direkt auf die Zahlungsbedingungen im Rahmen des Kaufvertrags hinweist. Denn die Praxis zeigt, dass dies in der Regel erfolgsbringend ist, wenn du deine Kunden in den Kauf- oder Vertragsverhandlungen mit deinem Angebot wirklich überzeugst. Daher ist es entscheidend, dass du dich erst über alle anderen Punkte im Vertrag einigst und Preise sowie Zahlungskonditionen zum Schluss besprichst.
Falls ein Kunde hierzu früher Informationen haben möchte, versuchst du, ihn davon zu überzeugen, dass es besser ist, wenn du zunächst über den Auftragsumfang sprichst und dich erst dann über die Zahlungsmodalitäten unterhältst.
Info
Formulierungsbeispiel 2
„Herr Meier, Sie haben recht: Es ist gut und wichtig, dass Sie den Preis und die Zahlungsbedingungen ansprechen. Darauf komme ich in wenigen Augenblicken zurück. Denn zuerst sollten wir klären, welche Anforderungen Sie konkret an das Produkt (den Auftrag o. Ä.) und dessen Leistungsmerkmale haben. Erst dann kann ich Ihnen genau sagen, welche Kosten auf Sie zukommen.“
Tipp
Unverbindliche Preisangebote im Vorfeld
Besteht ein Kunde auf eine frühzeitige Auskunft zu Preisen und Konditionen, solltest du ihm zunächst einen Orientierungswert zum Preis geben. Dabei solltest du aber betonen, dass es sich um eine erste unverbindliche Einschätzung handelt. Zu den Zahlungsbedingungen kannst du dann wie gewünscht am Ende der Verhandlung kommen.
Grundsätzlich gilt bei jedem Verkauf: Halte alle Positionen des Vertrages schriftlich fest. Sie dienen als Nachweis für den Auftrag und die getroffenen Verabredungen, falls es zum Beispiel zu Unstimmigkeiten bezüglich der Zahlungsvereinbarungen kommen sollte. Gib daher immer klar an, wie lange Kunden Zeit haben, um die Rechnung zu begleichen.
Mit Zahlungsbedingungen legst du ein Zahlungsziel fest, das du jedoch selbst finanzieren musst, da deine Fixkosten weiterlaufen. Viele Unternehmen übersehen diese Finanzierungskosten. Eine Rechnung mit Zahlungsfrist von 7 Tagen schont das Eigenkapital mehr als die gesetzliche Frist, wodurch du besser für langfristige Investitionen planen kannst. Klare Bedingungen schaffen zudem Vertrauen und erleichtern fristgerechte Zahlungen.
Welche Arten von Zahlungsbedingungen gibt es?
Bevor du deinen Interessenten ein Angebot unterbreitest, dich zu Vertragsverhandlungen triffst oder deine allgemeinen Geschäftsbedingungen definierst, solltest du wissen, welche Arten von Zahlungsbedingungen dir zur Verfügung stehen:
1. Vorauszahlung
Bei den Zahlungsbedingungen der Vorauskasse oder Vorkasse müssen deine Kunden den ausstehenden Rechnungsbetrag direkt in bar bezahlen oder überweisen, obwohl sie noch keine Ware oder Dienstleistung erhalten haben. Wenn du Waren und Produkte verkaufst, die du erst bestellen musst, solltest du von deinen Kunden bei Bestellung mindestens eine Anzahlung fordern, besser noch den gesamten vereinbarten Kaufpreis.
Beachte: Es kann für einen potenziellen Käufer abschreckend sein, wenn er vor der Lieferung oder Leistung einen (hohen) Vorauszahlungsbetrag leisten oder gar den ganzen Rechnungsbetrag vorab entrichten soll. Nenne Leistungsempfängern daher schlüssige Argumente für die Zahlungsvereinbarung der Vorauszahlung, z. B., dass du Zulieferer auch vorab bezahlen musst. Oder du sprichst das Thema nicht direkt an und bietest dem Kunden die Möglichkeit, bei Vorauszahlung Kosten zu sparen, etwa durch einen Rabatt.
Tipp
Zahlungsbedingungen beim Erstellen von Sonderangeboten beachten
Wenn du deinen Kunden einen Rabatt gewähren oder Skonto anbieten willst, musst du dies in der Angebotskalkulation berücksichtigen. Tust du das nicht, geht der Nachlass vollständig zu Lasten deines Gewinns.
2. Barzahlung
Neben der Vorauszahlung könntest du auch die Barzahlung als Zahlungsbedingung in Erwägung ziehen. Bei diesem Vorgang zahlen die Kunden zum einen direkt im selben Moment der Warenausgabe oder Erbringung der Dienstleistung. Dies hat den Vorteil, dass du das Geld sofort in deiner Kasse hast.
3. SEPA-Lastschrift-Mandat
Kommen die bisher genannten Möglichkeiten für dich nicht infrage, solltest du mit dem Kunden eine Zahlung per Lastschrifteinzug vereinbaren. Du benötigst dazu seine schriftliche Zustimmung, das sogenannte SEPA-Lastschrift-Mandat.
Falls möglich, solltest du mit gewerblichen Kunden ein Firmen-Mandat vereinbaren. Bei Privatkunden besteht nur die Möglichkeit, ein Basis-Mandat abzuschließen. Hier kann der Kunde allerdings ohne Angabe von Gründen innerhalb eines Zeitraums von acht Wochen nach der Abbuchung eine Rückbuchung veranlassen.
Achtung: Falls das Konto nicht gedeckt ist, wird die Lastschrift nicht eingelöst.
4. Lieferung gegen Rechnung
Lässt sich ein Verkauf oder eine Lieferung gegen Rechnung nicht vermeiden, solltest du auf folgende Punkte achten, um das Risiko eines Zahlungsausfall zu verhindern und Zahlungsverzüge zu begrenzen.
- Prüfe den Kunden im Vorfeld auf seine Bonität, indem du z. B. eine Auskunft von Schufa oder Creditreform einholst.
- Alternativ kannst du den Kunden bitten, eine Selbstauskunft von Schufa, Creditreform & Co. vorzulegen (für den Kunden kostenlos).
- Bitte (Geschäfts-)Kunden, dir 2–3 Partner zu nennen, bei denen du dich nach dem Zahlungsverhalten deines potenziellen Kunden erkundigen kannst.
- Prüfe ob gegen einen Kunden ein Insolvenzverfahren beantragt worden ist.
- Stelle eine richtige und vollständige Rechnung unmittelbar im Anschluss an die erbrachte Leistung. Achte darauf, dass der Tag der Fälligkeit bzw. der letztmögliche „Skontotag“ mit einem konkreten Datum angegeben ist. Weise den Skontobetrag in Euro auf der Rechnung aus. Bei der Rechnung für Kleinunternehmer ist zudem der Hinweis auf die Steuerbefreiung relevant.
- Betreibe ein konsequentes Mahnwesen, um Rechnungen nach Ablauf der Zahlungsfrist zu mahnen und offene Beträge einzufordern.
- Bei internationalen Geschäften kann statt einer einfachen Rechnung auch ein Akkreditiv sinnvoll sein, das die Zahlung durch die Bank absichert.
Abgesehen von den Zahlungsbedingungen wird es auch aus juristischer Sicht für Leistungsempfänger immer schwieriger, Rechnungen zu ignorieren. Das Gesetz gegen Zahlungsverzug erhöht den Druck für Kunden, ihre Verbindlichkeiten gegenüber einem Leistungserbringer zu begleichen. Das Gesetz gilt zwischen Unternehmen, jedoch nicht für Privatkunden. Es regelt beschränkte Zahlungsfristen sowie Höchstgrenzen für Überprüfungs- und Abnahmefristen. Bei Zahlungsverzug wird ein höherer Verzugszinssatz von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz fällig. Zusätzlich kannst du eine Pauschale von 40 Euro für den Verzugsschaden erheben.
Info
Wann ist eine Rechnung ohne Zahlungsziel fällig?
Bei Rechnungen ohne Zahlungsziel greift das gesetzliche Zahlungsziel des BGB. Zwar ist das Zahlungsziel sofort fällig, gemäß § 286 BGB hat der Schuldner jedoch 30 Tage Zeit, die Rechnung zu begleichen. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch bei Rechnungen ohne Zahlungsziel an Privatpersonen. Du solltest es daher vermeiden, kein Zahlungsziel auf Rechnungen anzugeben.
Achtung: Verwechsle dies nicht mit dem Zahlungsziel „sofort fällig“. Denn dann muss eine Rechnung tatsächlich direkt beglichen werden, unter Berücksichtigung der Überweisungszeit.
Praxisbeispiele: Wann muss eine Rechnung bezahlt werden?
Im Folgenden zeigen wir dir vier Beispiele auf.
Beispiel 1: Zahlungsvereinbarung und Zahlungsziel eines Handwerkers
Peter Müller ist Schreinermeister. Ein Kunde fragt, ob Müller ihm einen Schrank nach individuellen Vorstellungen fertigen kann. Müller tritt mit dem Kunden in Verhandlung, erfasst die Wünsche, erstellt das Aufmaß und formuliert ein Angebot, das er mit dem Kunden Punkt für Punkt durchgeht. Die Fertigung soll etwa acht Wochen dauern. Erst am Ende des Gesprächs geht Müller auf den Preis sowie die Zahlungsbedingungen ein und spricht auch die Bestimmungen mit dem Kunden genau durch.
- Müller und sein Kunde einigen sich auf einen Preis von 3.300 EUR brutto für den Schrank inklusive Montage.
- Müller teilt seinem Kunden im Gespräch mit, dass er bei Auftragserteilung eine Anzahlung von 800 Euro als Teilzahlung benötigt, weil er seinen Lieferanten das Material in etwa dieser Höhe bezahlen muss.
- Nach Eingang der Zahlung will Müller die Bestellung vornehmen und sofort mit dem Bau des Schranks beginnen.
- Die Begleichung des restlichen Kaufpreises soll nach erfolgter Montage und Abnahme durch den Kunden direkt vor Ort erfolgen.
- Müller bietet dem Kunden die Zahlung mit EC-Karte mit einem mobilen Kartenterminal an. Die Rechnung will er dem Kunden bei der Übergabe mitbringen.
- Um dem Kunden die schnelle Zahlung „schmackhaft“ zu machen, bietet Müller an, dass er bei dieser Zahlungsweise einen Nachlass auf den Kaufpreis in Höhe von 2 % (ca. 66 EUR) erhält. Den Nachlass hat Müller, als Meister auch in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten versiert, vorab in der Kalkulation angesetzt.
Beispiel 2: Zahlungsfrist einer Handwerkerrechnung bei Vorauszahlung
Heizungsbauer Müller muss für den Einbau der Heizung beim Kunden, die Heizungsanlage im Voraus kaufen. Hier ist es sinnvoll, dem Kunden eine Handwerkerrechnung mit dem Zahlungsziel „sofort“ zu erstellen. Nach Eingang des Geldes kann Müller die Heizung bestellen und anschließend verbauen.
Ein weiteres Beispiel ist der Klempner Koch, der den Abfluss des Kunden repariert hat. Er hat die Leistung damit bereits erbracht und kann das Zahlungsziel „sofort“ angeben. Der Kunde muss die Dienstleistung nun schnellstmöglich bezahlen.
Beispiel 3: Fälligkeitsdatum einer Rechnung beim Warenkauf
Ein Kunde kauft im Online-Shop des Händlers Bottich ein. Mit der Lieferung der Ware erhält der Kunde jetzt auch die Rechnung. Händler Bottich hat in der Rechnung zum Bezahlen eine Frist von 7 Tagen gesetzt. Zwar ist eine Zahlungsfrist von 7 Tagen zulässig, Händler sollten Kunden jedoch genügend Zeit zum Begutachten der Ware und zum Überweisen des Geldes einräumen. Eine Zahlungsfrist der Rechnung von 14 Tagen ist oft angemessener.
Beispiel 4: Fälligkeitsdatum einer Rechnung beim Warenkauf
Ein Kunde kauft im Online-Shop des Händlers Bottich ein. Mit der Lieferung der Ware erhält der Kunde jetzt auch die Rechnung. Händler Bottich hat in der Rechnung zum Bezahlen eine Frist von 7 Tagen gesetzt. Zwar ist eine Zahlungsfrist von 7 Tagen zulässig, Händler sollten Kunden jedoch genügend Zeit zum Begutachten der Ware und zum Überweisen des Geldes einräumen. Eine Zahlungsfrist der Rechnung von 14 Tagen ist oft angemessener.
FAQ zu Zahlungsbedingungen
Wer legt die Zahlungsbedingungen fest?
Die Zahlungsbedingungen werden grundsätzlich vom leistungserbringenden Unternehmen festgelegt. Du kannst die Zahlungsbedingungen entweder in deinen AGB festlegen oder sie für jedenAuftrag individuell im Kaufvertrag vereinbaren.
Dabei unterscheidet sich der Spielraum je nach Kundenbeziehung:
Im B2B-Bereich können die Vertragsparteien ihre Zahlungsbedingungen weitgehend frei vereinbaren, solange sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten.
Gegenüber Privatpersonen gelten strengere Regeln zum Schutz der schwächeren Vertragspartei. Bestimmte Klauseln, die Verbraucher unangemessen benachteiligen, sind unwirksam (z. B. übermäßig kurze Zahlungsfristen in den AGB).
Beim Lieferantenkredit liegt die Gestaltung der Konditionen komplett bei dir. Du entscheidest, wie lange du bereit bist zu warten, und ob du Anreize wie Skonto für eine frühzeitige Zahlung einräumst.
Wie wirkt sich Skonto auf die Zahlung aus?
Für dich als Unternehmer hat Skonto einen direkten Effekt auf die Liquidität. Du erhältst das Geld schneller und kannst es früher für laufende Kosten einsetzen. Der Nachteil ist der Erlösabzug. Deshalb solltest du Skonto bereits in der Angebotskalkulation einplanen.
Wo werden die Zahlungsbedingungen festgehalten?
Du kannst Zahlungsbedingungen an verschiedenen Stellen festhalten. In der Praxis sind das häufig:
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Angebot
- Rechnung
- Individueller Kaufvertrag
