Rechnungsstellung einfach erklärt: Auf diese Pflichtangaben und Regeln musst du achten

Nenne deine vollständige Anschrift sowie die deines Kunden. Achte bei Unternehmen auf den offiziellen Firmennamen und die korrekte Rechtsform.

Das Datum der Ausstellung sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer sind verpflichtend.

Beschreibe die erbrachte Leistung oder gelieferte Ware möglichst konkret, inklusive Zeitraum oder Lieferdatum. Dies ist besonders wichtig für den Vorsteuerabzug beim Kunden.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, weist du den Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den Bruttobetrag aus. Bei einer Rechnung mit Umsatzsteuer gibst du dabei pro Position das Entgelt (den Nettobetrag) an, darauf folgen der anzuwendende Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag. Bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer genügt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (z. B. „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“).

Gib ein konkretes Zahlungsziel an, etwa „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“. Nenne außerdem deine Bankverbindung oder einen Zahlungslink, falls du online abrechnest.

Bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen (B2C) besteht keine gesetzlich festgelegte Frist. Dennoch empfiehlt es sich, zeitnah nach Leistungserbringung zu fakturieren – nicht nur aus rechtlichen, sondern auch aus buchhalterischen Gründen. Das verbessert deine Liquidität und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Bei Bauleistungen oder Projektaufträgen kannst du auch Abschlagsrechnungen oder Teilrechnungen stellen, jeweils nach Absprache mit dem Kunden. Alternativ kann in bestimmten Fällen eine Sammelrechnung sinnvoll sein, um mehrere Leistungen oder Lieferungen in einer Rechnung zusammenzufassen. Hier gilt: Die Rechnung muss die Leistung konkret benennen und nachvollziehbar datieren.

Den Produktverkauf bietest du in der Regel gegen Vorkasse an. Du als Verkäufer erhältst dann die Zahlung, bevor du die Lieferung verschickst und bist damit zuverlässig abgesichert. Vorkasse-Abrechnung wird auch als „Vorauszahlung“ oder „Zahlung im Voraus“ bezeichnet. Wenn eine Ware nicht sofort bezahlt werden muss, kannst du der Lieferung eine Rechnung beilegen oder bereits bei der Bestellung per Mail verschicken.

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sieht bei einer erbrachten Arbeitsleistung üblicherweise anders aus als bei einer Ware. Denn wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, kannst du deine Rechnung schreiben, nachdem dein Kunde die Leistung abgenommen hat. Erst dann schickst du die Rechnung. In besonderen Fällen kann es für dich genauso sinnvoll sein, die Rechnung vor Leistungserbringung der Dienstleistung zu stellen – zum Beispiel bei hohen Vorlaufkosten oder für individuelle Anfertigungen.

Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können. Ein Kunde kann auf der bestellten Aufgabe bestehen, bis er zufrieden ist. Du hast ebenso das Recht darauf, diese Nachbesserung zu machen: Ein unzufriedener Kunde darf nicht einfach dein Honorar kürzen. Erst muss er dir Gelegenheit geben, zufriedenstellend zu liefern.

Auch ohne eine Abnahmeerklärung kannst du kommentarlos eine Rechnung schicken. Die Voraussetzung dafür ist, dass dein Kunde sich innerhalb einer angemessenen Frist nach Fertigstellung nicht meldet. Meist werden 14 Tage als übliche Frist betrachtet. Diese Regelung zur automatischen Abnahme ist rechtlich zulässig, wenn sie vorab vertraglich vereinbart wurde, etwa in den AGB oder im Angebot.

Wenn dein Kunde plötzlich noch Änderungswünsche hat, wirst du es zweifellos erfahren. Dann kannst du darauf verweisen, dass du dich an der Regelung der angemessenen Frist orientiert hast. Kleinigkeiten kannst du ruhigen Gewissens übernehmen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Bei größeren plötzlichen Nachbesserungswünschen solltest du abwägen, ob du dafür ein neues Angebot schreiben oder ob es noch in den abzurechnenden Auftrag fällt.

Solange du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen – darfst es aber auch nicht. Eine Beispielrechnung für Kleinunternehmer umfasst also zwingend einen Hinweis wie:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Diese Regelung vereinfacht es dir, als Kleingewerbe eine Rechnung zu erstellen. Wichtig ist jedoch, dass die Rechnung als Kleinunternehmer trotzdem alle Pflichtangaben enthält – etwa zum Leistungsdatum, zur Rechnungsnummer und zum Rechnungsempfänger. Statt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer reicht hier normalerweise deine Steuernummer. Nutze dafür am besten einen geprüften Rechnungsvordruck für Kleingewerbe oder ein Rechnungsprogramm, das die Vorgaben automatisch einhält.

Als Freiberufler kannst du ebenfalls die Kleinunternehmerregelung nutzen oder, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, den Nettobetrag plus Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) ausweisen. In jedem Fall gilt: Die Rechnungserstellung als Freiberufler muss den allgemeinen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.

Je nach Tätigkeitsfeld kann eine Sonderregelung zur Steuerbefreiung greifen – z. B. bei Heilberufen oder künstlerischen Leistungen. Auch hier empfiehlt sich eine individuelle Beratung mit dem Steuerberater, um Fehler zu vermeiden. Ansonsten gelten bei der Rechnung als Freelancer dieselben Regeln und Pflichtangaben.

Du hast eine einmalige Leistung erbracht, z. B. als Nachhilfelehrer oder für einen Designauftrag? In diesem Fall darfst du als Privatperson eine Rechnung schreiben. Allerdings stellst du sie ohne Umsatzsteuer und unter Angabe, dass es sich um einen einmaligen, nicht umsatzsteuerpflichtigen Vorgang handelt.

• Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen dies durch einen Hinweis auf § 19 UStG kenntlich machen.
• Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (inkl. USt) gelten vereinfachte Anforderungen. Hier genügen Rechnungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Steuersatz in einer Summe. Eine fortlaufende Rechnungsnummer oder die Anschrift des Empfängers sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend.
• Bei Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften gelten gesonderte Angaben zur jeweiligen Abrechnungssituation.
• Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.

• Digitale Rechnung: Eine Rechnung, die digital erstellt, gespeichert und versendet wird – zum Beispiel als PDF per E-Mail. Sie ist rechtlich gültig, solange sie alle Pflichtangaben enthält.
• Elektronische Rechnungsstellung: Eine strukturierte Rechnung in einem bestimmten Datenformat - zum Beispiel eine XRechnung oder ZUGFeRD, die elektronisch übermittelt und verarbeitet wird.